Når vi taler bogføring af omsætning og moms (salg og retur) kan det enten ske via bogføring i kassekladden eller via regnskabsprogrammets fakturamodul.
Uanset hvilken metode der benyttes bliver omsætningen bogført i dit regnskab via en såkaldt finanspostering.
Bogføring via kassekladden (finansbilag)
Når man bogfører via finansbilag, kan man sige, at man bogføre direkte på konti i kontoplanen, dvs. udenom debitormodulet.
Har du eksempelvis et varesalg til en kunde i Danmark, så vil vi bogføre det direkte ind på den regnskabskonto, der angiver varesalget samtidigt med, der i samme postering angives, at pengene eksempelvis er tilgode hos en kunde. Det er altså en meget simpel men samtidig fleksibel måde at bogføre på.
Ved denne metode vedhæfter Storebuddy fakturaen til bilaget, så den ligger i regnskabsprogrammet som dokumentation.
Det er ligeledes muligt at knytte en finanspostering til en kunde (debitor). Det sker fx i e-conomic via den metode de kalder for en "manuel faktura". Den fungerer på samme måde som en "almindelig" e-conomic faktura, hvor du på de enkelte kunder kan se, de åbne poster, hvornår de forfalder mv.
Bogføring via fakturaoprettelse
Når man opretter en faktura i regnskabsprogram så er der i bund og grund tale om et hjælpeværktøj, som gør det mere simpelt for ikke regnskabskyndige, at bogføre et salg. Men bagved den oprettede faktura opretter regnskabsprogrammet faktisk et finansbilag, som er identisk med den vi gennemgik ovenfor.
Forskellen er så, at der ved denne metode som genereres en faktura af regnskabsprogrammet.
Vores anbefaling
Det er nemt og bekvemt at sidde foran skærmen og oprette en faktura i sit regnskabsprogram, når man har solgt noget. Man skal "blot" vælge produkter, angive prisen pr. stk, så beregner regnskabsprogrammerne selv momsen og det totale beløb, som kunden skal faktureres.
Det giver rigtig god mening for den selvstændige konsulent at oprette fakturaer i regnskabsprogrammet.
Men det giver desværre ikke helt så god mening hvis salget er sket via en webshop - eller anden online salgskanal. Her har salgssystemet - fx webshoppen - allerede beregnet momsbeløbet samt ordretotalen. Det er vel og mærke sket på baggrund af momsreglerne i shopsystemet ligesom linje- og subtotaler er afrundet jf. shopsystemets "regler".
Det kan - og vil (kan vi konstatere på baggrund af de tusindvis af webshops vi bogfører for) - give problemer med bogføringen, hvis man vælger at få bogført salgene via fakturaoprettelse (brug af debitormodulet).
Der sker typisk det,
- at momsopsætningen i regnskabsprogrammet ikke stemmer overens med momsopsætningen i shopsystemet. Et klassisk eksempel er, at fragten ikke står til at være momspligtig i shopsystemet, men er momspligtig og oprettet som et momspligtigt produkt i regnskabsprogrammet (hvilket oftest er korrekt).
Hvis man så opkræver fx 40 kr. i fragt på ordren, så vil der blive pålagt 10 DKK i moms på fakturaen, når salget bogføres. Det betyder, at det samledes ordrebeløb nu er 10 DKK større end, det kunden faktisk har betalt. - at regnskabsprogrammet afrunder anderledes end shopsystemet, hvorfor fakturatotalen fx kan være 999.97 i stedet for 1000, som kunden faktisk betalte for ordren. Læs evt. mere om denne udfordring i guiden: Hvorfor er der øre-differecer mellem ordre- og fakturatotalen?
OBS: Når der er små differencer vil vi gå ind og slette fakturakladden, da beløbet i webshoppen ikke stemmer overens med dit regnskabsprogram.
Man kan dog undgå dette ved at slå fra at den skal ''slette fakturakladder hvor fakturakontrollen finder fejl''
Video guiden nedeunder viser netop hvordan man gør dette:
Begge eksempler giver selvsagt bogføringsmæssige problemer. Ikke mindst når der er tale om salg, som er betalt via kreditkort eller kontant. Det skyldes, at kunden i disse tilfælde har betalt det beløb, som webshop-systemet beregnede og ikke det, som regnskabsprogrammet beregnede.
Derudover er det nok ikke helt lovligt - eller i bedste fald dårlig stil - og uprofessionelt, at præsentere ens kunder for én pris i checkout og efterfølgende sende dem en faktura på et andet beløb.