Hvad er forskellen på bogføring via finansbilag og fakturamodul?

Når vi taler bogføring af omsætning og moms (salg) kan det enten ske via bogføring i kassekladden eller via regnskabsprogrammets fakturamodul. 

I denne guide beskrives de to bogføringsmetoder samt vores vurdering af disse:

Uanset hvilken metode der benyttes bliver omsætningen bogført i dit regnskab via en såkaldt finanspostering.


Forskellen er derfor primært, at der ved brug af fakturamodulet samtidigt genereres en faktura, som kan sendes til kunden. Metoden medfører dog en række begrænsninger, da fakturamodulerne er udviklet til en anden brugergruppe end webshops. Mere om det nedenfor. 

Vi indleder med en kort gennemgang af de to bogføringsmetoder. 

Bogføring via kassekladden (finansbilag)

Når man bogfører via finansbilag, kan man sige, at man bogføre direkte på konti i kontoplanen, dvs. udenom debitormodulet. Har du eksempelvis et varesalg til en kunde i Danmark, så vil vi bogføre det direkte ind på den regnskabskonto, der angiver varesalget samtidigt med, der i samme postering angives, at pengene eksempelvis er tilgode hos en kunde. Det er altså en meget simpel men samtidig fleksibel måde at bogføre på. 

Bogføring via fakturaoprettelse

Når man opretter en faktura i regnskabsprogram så er der i bund og grund tale om et hjælpeværktøj, som gør det mere simpelt for ikke regnskabskyndige, at bogføre et salg. Men bagved den oprettede faktura opretter regnskabsprogrammet faktisk et finansbilag, som er identisk med den vi gennemgik ovenfor.

Forskellen er så, at der ved denne metode som "bonus" er genereret en faktura, som kan sendes til kunden eller kan benyttes som dokumentation for salget - hvilket fx Skat kan bede om. 

Valget af regnskabsprogram spiller ind 

Inden vi kommer med vores vurdering og anbefalinger i forhold til de to bogføringsmetoder, er det vigtigt at understrege, at valget af regnskabsprogram spiller ind, i forhold til hvilken metode, der passer til din forretning. 

Af nedenstående grafik finder du en gennemgang af muligheder i de regnskabsprogrammer, som vi understøtter. Klik her eller på billedet for at se billedet i fuld størrelse.

Supportgrafik_1_.svg
*Bogføring af udbetalinger der stammer fra salg i anden valuta end dansk, kan kun bogføres såfremt udbetaling fra indløser er i DKK

**Bogføring af Refunderinger og tilbagebetalinger der stammer fra salg i anden valuta end dansk, kan kun bogføres såfremt udbetaling fra indløser er i DKK

***Selvom man vælger bogføring via finansbilag, så kan man stadig vælge at der oprettes fakturaer for specifikke betalingsmetoder (eksempelvis FIK, Bankoverførsel og EAN). På den måde kan man sikre at B2B kunder stadig får en faktura.

VIGTIGT: Hvis du benytter Dinero eller Billy kan man ikke bogføre via finansbilag, hvis der sælges i anden valuta end DKK. Det skyldes, at disse regnskabsprogrammer desværre ikke understøtter muligheden for at bogføre i anden valuta via finansbilag.
VIGTIGT: Når vi bogfører via finansbilag understøtter vi pt. ikke debitor-styring i regnskabsprogrammerne. Det vil sige, at vi ikke knytter salget til en kunde i regnskabsprogammet. Det at bogføringen ikke er knyttet til debitorerne (kunderne) er årsagen til, at vi som udgangspunkt primært anbefaler bogføring via finansbilag til salg betalt med kreditkort eller kontant. Regnskabsprogrammerne tilbyder generelt at knytte salg til debitorer, hvis de bogføres via fakturaoprettelse. 
TIP: Selvom du vælger finansbilag som din primære bogføringsmetode, kan du for specifikke betalingsmetoder angive, at du ønsker at få oprettet fakturaer, når du har salg, hvor netop den betalingsmetode er benyttet. Det gør du ved at oprette en automatisering for den aktuelle betalingsmetode. Se hvordan i guiden: Tilføj automatisering. 

 

Vores anbefaling

Det er nemt og bekvemt at sidde foran skærmen og oprette en faktura i sit regnskabsprogram, når man har solgt noget. Man skal "blot" vælge produkter, angive prisen pr. stk, så beregner regnskabsprogrammerne selv momsen og det totale beløb, som kunden skal faktureres. 

Det giver rigtig god mening for den selvstændige konsulent at oprette fakturaer i regnskabsprogrammet.

Men det giver desværre ikke helt så god mening hvis salget er sket via en webshop - eller anden online salgskanal. Her har salgssystemet - fx webshoppen - allerede beregnet momsbeløbet samt ordretotalen. Det er vel og mærke sket på baggrund af momsreglerne i shopsystemet ligesom linje- og subtotaler er afrundet jf. shopsystemets "regler". 

Det kan - og vil (kan vi konstatere på baggrund af de tusindvis af webshops vi bogfører for) - give problemer med bogføringen, hvis man vælger at få bogført salgene via fakturaoprettelse (brug af debitormodulet). 

Der sker typisk det,

  • at momsopsætningen i regnskabsprogrammet ikke stemmer overens med momsopsætningen i shopsystemet. Et klassisk eksempel er, at fragten ikke står til at være momspligtig i shopsystemet, men er momspligtig og oprettet som et momspligtigt produkt i regnskabsprogrammet (hvilket oftest er korrekt). 
    Hvis man så opkræver fx 40 kr. i fragt på ordren, så vil der blive pålagt 10 DKK i moms på fakturaen, når salget bogføres. Det betyder, at det samledes ordrebeløb nu er 10 DKK større end, det kunden faktisk har betalt. 
  • at regnskabsprogrammet afrunder anderledes end shopsystemet, hvorfor fakturatotalen fx kan være 999.97 i stedet for 1000, som kunden faktisk betalte for ordren. Læs evt. mere om denne udfordring i guiden: Hvorfor er der øre-differecer mellem ordre- og fakturatotalen?

Begge eksempler giver selvsagt bogføringsmæssige problemer. Ikke mindst når der er tale om salg, som er betalt via kreditkort eller kontant. Det skyldes, at kunden i disse tilfælde har betalt det beløb, som webshop-systemet beregnede og ikke det, som regnskabsprogrammet beregnede. 

Derudover er det nok ikke helt lovligt - eller i bedste fald dårlig stil - og uprofessionelt, at præsentere ens kunder for én pris i checkout og efterfølgende sende dem en faktura på et andet beløb.