Salg og retur

I denne guide gennemgår vi hvordan opsætningen af bogføring af omsætning og moms (salg og refunderinger) angives i Storebuddy.

VIGTIGT

Inden du konfigurerer bogføringsopsætningen er det meget vigtigt, at du har har forstået det bogføringskoncept, som Storebuddy arbejder ud fra.

 

Gå til opsætningen

Når du har klikker på Håndtering af øvrige salg, refunderinger, betalinger samt tilbagebetalinger kommer du til nedenstående side. Under billedet gennemgår vi, hvordan de tre bokses opsættes. De gennemgås under overskrifterne:

  • Generelt
  • Kontoplan og momskoder
  • Øvrige kontovalg

H_ndtering_af_salg.png

Generelt

I den første boks skal du angive den generelle opsætning for bogføringen. Alt efter hvilket regnskabsprogram du benytter, skal der foretages 6-8 valg. Disse valg gennemgås herunder. 

Basis opsætning

Generelt.png

Få en uddybning af de enkelte felter ved at klikke på overskriften herunder.

Håndter salg med firmanavn, CVR eller EAN som B2B-salg?

Vi angiver, at der er tale om et salg til en virksomhed (B2B), hvis en af følgende er opfyldt:

  1. Der er angivet et virksomhedsnavn i faktureringsadressen.
  2. Der er angivet data i CVR-attributten
  3. Der er angivet et EAN-nummer i EAN-attributten.

Hvis du ønsker alle salg behandlet som salg til privatpersoner, så skal du deaktivere denne switch. 

Du skal være opmærksom på, at hvis du sælger til virksomheder til EU, bør du have aktiveret B2B-valideringen. Læs eventuelt mere i guiden: Momspligt ved salg af varer og ydelser i EU.

Følger virksomhedens regnskabsår kalenderåret?

Nogle regnskaber følger kalenderåret. Andre gør ikke. For at kunne overføre salg til regnskabsprogrammet har vi brug for at vide, hvad der gør sig gældende for dit regnskabsår.

Slet finansbilag hvor bogføringstotal ikke stemmer overnes med ordretotal?

Vi anbefaler altid, at denne service er aktiveret. Det skyldes, at der kan opstå cases, hvor det resulterende beløb, som vi har overført til regnskabsprogrammet, af den ene eller anden grund ikke stemmer overens med den ordretotal, som dit shopsystem har beregnet. Vi tilbyder derfor at slette finansbilaget fra regnskabsprogrammet og advisere om det i Storebuddy-app'en. Derved undgår du, at der forekommer skjulte fejl i din bogføring. 

Valg af overførsels-trigger (ordrestatus)

Her skal du angive, hvornår et salg er klar til at blive overført til regnskabsprogrammet. Du bør angive alle status, hvor fra og med en ordre kan have en captured (hævet) betaling.

Er du i tvivl om, hvilken ordrestatus du skal angive som bogføringsstatus, kan du med fordel finde en relevant guide nedenstor:

  • WooCommerce
  • Shopify
  • Prestashop
  • Magento
Momsmæssigt hjemland

Ved dette valg skal du angive, i hvilket land din virksomhed har primært momsmæssigt hjemland (det bør stemmer overnes med, hvor virksomhed er regnskabspligtig).

Valg af kassekladde (ikke relevant for Dinero-brugere)

Når du vælger bogføring via finansposteringer, bliver du under opsætningen bedt om at vælge en kassekladde.

Vi anbefaler, at du opretter én kassekladde ved navn Storebuddy (evt. efterfulgt af navnet på den shop der bogføres fra i kassekladden). Se mere i guiden Opret/opsæt kassekladde i e-conomic

Valg af afdelingskode (kun relevant for e-conomic-brugere)

Når du benytter e-conomic har du mulighed for at få beriget posteringerne med en afdelingskode.

Kontoplan og momskoder

I den næste boks skal kontoplan og momskoder angives. Når vi bogfører via finansbilag, kan du frit vælge, hvilke konti vi skal bogføre salg eller refunderinger.

kontoplan.png

Herunder kan du klikke på dit regnskabsprogram og se et eksempel på opsætningen. Eksemplerne er lavet ud fra standardkontoplan. 

Billy
kontoplan_-_billy_1.png  kontoplan_-_billy_2.png  kontoplan_-_billy_3.png
Dinero
kontoplan_-_dinero_1.png  kontoplan_-_dinero_2.png  kontoplan_-_dinero_3.png
e-conomic

Vi har i samarbejde med e-conomic, udarbejdet en udvidelse af standard-kontoplanen i e-conomic. Det har den helt store fordel, at kontoplanen er klar til One Stop Shop Moms, når det bliver relevant. 

Udvidelsen er opbygget således, at omsætningskonti tilføjes i intervallet 1:999 mens momskonti oprettes i intervallet 7001:7145. Det er derfor påkrævet, at der ikke er eksisterende konti i kontoplanen i de to intervaller.

Klik på ikonet herunder starter download af CSV-fil (version 2021-SEP-02), som kan importeres i e-conomic.

Er du i tvivl om, hvordan du importerer udvidelsen i e-conomic, kan du finde hjælp guiden Sådan importerer du en kontoplan med en CSV-fil.

csv.png

Når kontoplanen er udvidet skal opsætningen laves som angivet herunder.

e-conomic_udvidet_indland.png

e-conomic_udvidet_b2b.png

e-conomic_udvidet_RoW.png

Opsætning uden udvidelse

Hvis du ikke ønsker at udvide kontoplanen, kan du i stedet benytte e-conomics standard konti. 

kontoplan_-_e-conomic_1.png  kontoplan_-_e-conomic_2.png  kontoplan_-_e-conomic_3.png

Fordelingskonto til betalinger

Denne konto er en "kontrolkonto" eller balancekonto, som angiver forholdet mellem omsætning og transaktioner. Denne konto vil altid gå i nul, hvis der er overensstemmelse mellem ordrer og betalinger. Den bruges derfor til løbende at monitorere om der er fejl i ordrehåndteringen i webshoppen, eller håndtering af betalinger i betalingsgatewayen.

fordeling_af_betalinger.png

Det er grundlæggende samme princip som den standardkonto, der findes i din kontoplan, som ofte kaldes Tilgodehavende kunder.

Som angivet på illustrationen herunder, er det dels modkontoen til den bogførte omsætning, dels kontoen hvorfra betalingen flyttes til den konto, hvor pengene reelt er tilgode (se mere om betalinger i guiden Betalinger og tilbagebetalinger.

Flyver_-_salg_retur.png

Alt efter hvilket regnskabsprogram du benytter, kan du se i nedenstående guides, hvordan du opretter en ny konto til formålet: 

Billy

Nedenfor kan du se, hvordan du opretter en konto til "Fordeling af betalinger" i Billy.

  • Log ind i Billy
  • Klik på “Indstillinger” i sidemenuen.
  • Vælg "Regnskab”
  • Klik på "Redigér kontoplan”
  • Klik på “Opret konto” øverst i højre hjørne.
  • Vælg “Opret konto”
  • Angiv "Fordeling af betalinger (Storebuddy)" som navn
  • Under “Kontogruppe” vælger du “5800 – Omsætningsaktiver”
  • Sæt et flueben ved “Tillad betalinger på denne konto”
  • Klik på “Gem”
  • Beholdningen er nu oprettet

Dinero

Nedenfor kan du se, hvordan du opretter en konto til "Fordeling af betalinger" i Dinero.

  • Log ind i Dinero
  • Klik på "Regnskab" i hovedmenuen
  • Klik på "Kontoplan" i undermenuen 

Dinero-kontoplan-1024x640.png

  • Klik på "Opret konto"
  • Vælg "Beholdning"

konto-1.png

  • Her angiver du et kontonummer.
  • Vi anbefaler, at du benytter kontonummer 55001 (er det allerede i  brug kan du benytte 55010 eller 55020).
  • Vi anbefaler, at du navngiver kontoen "Konto til fordeling af betalinger (Storebuddy)".

    mceclip0.png
e-conomic

Du opretter en "Konto til fordeling af betalinger" i e-conomic ved at gå til:

Regnskab >  Søgning og lister > Kontoplan > Ny konto

  • Du skal sørge for, at typen er angivet til Balance.
  • Derudover skal kontoen oprettes under Omsætningsaktiver.
  • Kører du med en standardkontoplan i e-conomic betyder det, at det kontonummer du vælger skal ligge mellem 5500 og 6000.
  • Vi anbefaler, at du navngiver kontoen "Konto til fordeling af betalinger (Storebuddy)".

Valutakursgenvinster og -tab samt afrundingsdifferencer

Afslutningsvis skal der tages stilling til, hvilke konti afrundingsdifferencer samt eventuelle valutakursgenvinster eller -tab skal føres på. 

Kursgevinster- og tab

Hvis du ikke mener, at det er relevant for dig, anbefaler vi, at du vælger angiver en Fejl- eller Analyse -konto.konto.

Kontoplan_for_valutakursgenvinster_og_-tab_samt_afrundingsdifferencer.png

Afrundingsdifferencer

Denne konto benyttes, til håndtering af mindre afrundingsdifferencer. Det kommer primært i spil, når der sælges i anden valuta en basis-valutaen (oftets DKK).

Alt efter hvilket regnskabsprogram du benytter, kan du se i nedenstående guides, hvordan du opretter en ny konto til formålet: 

Nedenfor kan du se, hvordan du opretter en konto til afrundings-differencer i Billy.

  • Log ind i Billy
  • Klik på “Indstillinger” i sidemenuen.
  • Vælg "Regnskab”
  • Klik på "Redigér kontoplan”
  • Klik på “Opret konto” øverst i højre hjørne.
  • Vælg “Opret konto”
  • Angiv det navn du ønsker kontoen skal have (den kan fx hedde "afrundingsdifferencer"
  • Angiv et kontonummer f.es. 1180
  • Under “Kontogruppe” vælger du “1100 – Indtægter”
  • Klik på “Gem”

 
Dinero

Nedenfor kan du se, hvordan du opretter en konto til bogføring af afrundings-differencer i Dinero. 

  • Log ind i Dinero
  • Klik på "Regnskab" i hovedmenuen
  • Klik på "Kontoplan" i undermenuen  

Dinero-kontoplan-1024x640.png

På den næste side vælges:

  • Klik på "Opret konto"
  • Vælg "Konto"

dinero_opret_afrundingskonto.png

  • Her angiver du et kontonummer.
  • Vi anbefaler, at kontoen ligger i intervallet 1000-1999.
  • Hvis kontonummer 1380 er ledig anbefaler vi, at du vælger det.
  • Vi anbefaler, at du navngiver kontoen "Afrundingsdifferencer (Storebuddy)".
  • I moms felter skal der stå "Ingen moms". 

dinero_afrundingsdifferencer.png

e-conomic

I guiden herunder kan du se, hvordan du opretter en konto til bogføring af afrundingsdifferencer i e-conomic.

Du skal først og fremmest logge ind i e-conomic. Her klikker du på den orange knap med tandhjulet i top-menuen. I dropdown-menuen vælger du Alle indstillinger

e-conomic_-_indstillinger.png

Herefter vælger du kontoplan i den venstre-hovedmenu.

e-conomic_-_v_lg_kontoplan.png

Du kommer nu til en oversigt over din kontoplan. Her klikker du på den blå knap med teksten Ny konto.

e-conomic_-_klik_ny_konto.png

Der åbner sig nu en modal-vindue, hvor du kan angive kontodetaljerne.

  • Vi anbefaler, at du kalder kontoen Afrundingsdifferencer.
  • Det skal være en såkaldt Drift-konto.
  • Du bør ikke angive information vedr. moms. 
  • Kontonummeret vælger du i forhold til, hvor du ønsker kontoen placeret i din kontoplan. 

Se eksempel herunder. Husk at gemme (:

e-conomic_-kontodetaljer.png

Kontoplan og momskoder for øvrige lande
- herunder One Stop Shop Moms

VIGTIGT: Grundet begrænsninger i regnskabsprogrammerne, kan vi pt. kun håndtere One Stop Shop moms i e-conomic. 

Vi tilbyder mulighed for, at du kan bogføre salg leveret til specifikke lande på individuelle kontoplan.

 Det kan fx være relevant hvis: 

  • Du ønsker udspecificeret i dit regnskab, hvor meget omsætning du har haft i et eller flere udvalgte lande. Det kan fx være relevant i forhold til at vurdere, hvornår tilmelding til "One Stop Shop Moms"-ordningen er påkrævet (læs mere om ordningen her).
     
  • Hvis du er momsregistreret i flere lande, og der derfor skal benyttes individuelle momskoder for de enkelte lande, hvor din virksomhed er momsregistreret. 

Guide til oprettelse af momskoder i e-conmic

Det er desværre ikke muligt at indlæse momskoder via en fil, så e skal oprettes manuelt.

Når du er logget ind skal du:

  • Tryk på det orange tandhjul og vælg "Alle indstillinger".
  • Find "Regnskab" i menuen til venstre og vælg "Momskoder".
  • Tryk på "Ny momskode". 
  • Udfyld felterne.
  • Tryk på "Gem" for at gemme den oprettede momskode.

Herunder et eksempel på, hvordan momskoden til Sverige skal se ud. Bemærk at konto 7117 i dette eksempel henviser til kontoen "7117 - Moms og afgifter - Sverige" i ovenstående standard omsætningskontoplan".

mceclip1.png

Der skal oprettes momskoder til følgende EU-lande (momssatsen for landet er angivet efter landekoden, kilde: EU):


Hvis du benytter Storebuddy OOS-standarden, kan du kontakte supporten og bede om hjælp til at få opsat One Stop Shop moms i Storebuddy. 

Hvis du ikke benytter Storebuddy OOS-standarden, skal du tilføje EU-landende manuelt i Storebuddy. Se mere i videoen herunder. 

- Gå til næste guide